Ile kosztuje automatyzacja procesów?

Na przykładzie popularnej sytuacji, w której firmowy adres e-mail odbiera ogromne ilości wiadomości, odpowiemy na pytanie ile kosztuje automatyzacja.

Obsługa skrzynki e-mail.

W większości firm istnieje główny adres e-mail, na który trafiają różne wiadomości – faktury, zapytania ofertowe, oferty handlowe oraz nieistotne maile, które często są po prostu spamem. Segregowanie tych wiadomości najczęściej należy do obowiązków jednego z pracowników, który z pewnością mógłby poświęcić swój czas na bardziej konstruktywne zadania.

Jak automatyzacja może pomóc?

Automatyzacja może przejąć obowiązki wspomnianego pracownika, automatycznie segregując e-maile. Bot może odczytać wiadomość, sklasyfikować ją, a jeśli nie będzie pewny jej przypisania, oznaczyć ją do ręcznego sprawdzenia.

Taki system wymaga kilku elementów:

• Narzędzia do zarządzania przepływami, np. Zapier, Make lub Power Automate
• System do odczytywania załączników, np. Google Cloud Vision
• Specjalista, który wdroży automatyzację

Koszty automatyzacji

1. Koszty narzędzi W przypadku podstawowych przepływów, narzędzia takie jak Zapier czy Make mają darmowe plany, które mogą wystarczyć przy prostych automatyzacjach. Plany płatne zaczynają się od kilkunastu dolarów miesięcznie. Power Automate, będący częścią pakietu Microsoft 365 w darmowej wersji jest w wielu przypadkach wystarczający.
2. Koszty odczytu załączników PDF Google Cloud Vision oferuje darmowe odczyty do 1000 stron miesięcznie, a po przekroczeniu limitu koszt wynosi około 1,5 dolara za 1000 stron. Oznacza to, że koszty będą zależeć od liczby wiadomości i załączników w firmie, ale zazwyczaj nie są one duże.
3. Koszty specjalistów Koszty związane z wynajęciem specjalisty do skonfigurowania automatyzacji wynoszą od 250 do 400 zł netto za godzinę. Przygotowanie automatyzacji dla skrzynki e-mailowej zazwyczaj zajmuje około 3 godzin, ponieważ specjalista musi zapoznać się z potrzebami firmy, skonfigurować narzędzia oraz uwierzytelnić dostęp do e-maili. Jednak warto zaznaczyć, że uruchomienie kolejnej automatyzacji dla podobnej skrzynki (np. zakupowej) będzie już dużo tańsze, ponieważ większość narzędzi będzie gotowa do użytku.

Podsumowanie

Koszty automatyzacji są stosunkowo niskie. O ile pierwsza automatyzacja może być bardziej kosztowna, każda kolejna będzie prostsza i tańsza do wdrożenia. Dodatkowo, wiele firm oferuje rozliczenie w formie abonamentu lub na raty, co może być korzystne przy większej liczbie automatyzacji.