Automatyzacja z Power Automate – zapis załączników

Power Automate to narzędzie, które może znacznie ułatwić automatyzację procesów w Twojej firmie. Warto zwrócić uwagę na ten program, zwłaszcza jeśli korzystasz z licencji Microsoft 365, ponieważ wielu użytkowników nawet nie zdaje sobie sprawy, że ma dostęp do tego narzędzia. Dziś skupimy się na praktycznym zastosowaniu Power Automate do automatyzacji zapisywania załączników z wiadomości e-mail w OneDrive.

Dwie wersje Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate występuje w dwóch wersjach: chmurowej i desktopowej. Wersja desktopowa pozwala na automatyzację zadań wykonywanych bezpośrednio na komputerze, takich jak kopiowanie plików czy uruchamianie programów. Wersja chmurowa natomiast automatyzuje procesy zachodzące w środowiskach online, na przykład w poczcie e-mail, OneDrive, czy SharePoint.

Automatyzacja zapisywania załączników z e-maili

Pokażę krok po kroku, jak to zrobić, a także jak wprowadzić filtry, które pozwolą zapisywać tylko wybrane pliki, na przykład te w formacie PDF.

Krok 1: Zaloguj się do swojego konta Microsoft i przejdź do aplikacji Power Automate.

Krok 2: Stworzenie nowego przepływu

1. Wejdź w zakładkę “My flows”.
2. Kliknij przycisk „New flow” znajdujący się w lewym górnym menu.
3. Wybierz opcję „Automated cloud flow”, co pozwoli na uruchomienie przepływu w odpowiedzi na wybrane zdarzenie
4. W sekcji „Choose your flow’s trigger”, wpisz „new email” w polu wyszukiwania i wybierz wersję odpowiednią dla Ciebie (Office 365 jeśli korzystasz z tej wersji).
5. Kliknij „Create”.

Krok 3: Konfiguracja wyzwalacza

1. Wejdź w trigger i następnie w sekcję “Parameters”
2. Po kliknięciu “Show all” ustaw warunki, które będą kontrolować, kiedy przepływ ma być uruchamiany:
   • „Include Attachments” – zaznacz opcję „Yes”, aby przepływ działał tylko dla wiadomości z załącznikami.
   • „Subject Filter” – pozostaw puste
   • „Importance” – ustaw na „Any”
   • „Include Attachments” – zaznacz opcję „Yes”, aby przepływ działał tylko dla wiadomości z załącznikami.
   • „Folder” – wybierz ten, którego ma dotyczyć ta automatyzacja.

Krok 4: Dodanie warunku do filtrowania załączników

1. Kliknij w symbol “+” pod triggerem i wejdź w “Add an action”
2. Wyszukaj „Condition” w wyszukiwarce akcji.
3. Wybierz “Control Condition”
4. Teraz ustaw warunki, które będą filtrować, jakie załączniki chcesz zapisywać:
   • Po kliknięciu w pole “ Choose a value” kliknij ikonę błyskawicy po lewej stronie, wybierz „Attachment Content Type ”.
   • W polu po środku wybierz „contains”.
   • W polu po prawej wpisz „pdf”.

Krok 5: Dodanie warunku na podstawie nazwy załącznika

Dodaj nową grupę warunków, aby filtrować po nazwach załączników:

1. Kliknij “New item” a następnie „+ Add group” .
2. Wybierz „or” , zamiast “and”
3. W pierwszym warunku wybierz „Attachment Name” , w środkowym polu: „contains” , a następnie wpisz „faktura” (jeśli załączniki mają zawierać w nazwie „faktura”.
4. W kolejnym warunku możesz wpisać inne słowa kluczowe, np. „invoice” lub „fv”, używając opcji „contains”.

Krok 6: Obsługa wielkich i małych liter

1. W polu “Choose a file” kliknij w ikonę funkcji (fx), która znajduję się pod wcześniej używaną błyskawicą.
2. Wyszukaj funkcję “tolower”
3. Następnie wybierz „Dynamic Content” i kliknij „Attachment Name”.
4. Kliknij “Add”

To sprawi, że Power Automate będzie przekształcał wszystkie znaki w małe litery przed porównaniem z Twoimi warunkami (np. faktura, invoice).

Krok 7: Akcja zapisu załączników do OneDrive

1. Kliknij w ikonę “+” pod sekcją true.
2. Wybierz “Add an action” i wyszukaj akcję „Create File”.
3. Znajdź „OneDrive for Business” i kliknij „Create file”
4. W polu “Folder Path” wybierz gdzie plik ma być zapisany.
5. W polu „File Name” wybierz ikone błyskawicy i wybierz zmienną “Received Date” jako pierwszą część nazwy pliku i po użyciu podkreślenia “_” w taki sam sposób wybierz „Attachment Name” jako drugą część.
6. W polu „File Content” w taki sam sposób jak wcześniej, wybierz „Attachment Content”, co pozwoli na zapisanie faktycznej treści załącznika w pliku.
7. Kliknij “Save” w górnym menu po prawej stronie.

Power Automate automatycznie wykryje, jeśli wiadomość zawiera więcej niż jeden załącznik, i utworzy pętlę „For Each”. Dzięki temu przepływ sprawdzi każdy załącznik w wiadomości i zapisze tylko te, które spełniają warunki (np. PDF-y z fakturami).

Krok 9: Testowanie przepływu

1. Kliknij “Test” w górnym menu po prawej stronie
2. Wybierz opcję „Manually”, aby samodzielnie przetestować przepływ.
3. Wyślij testową wiadomość e-mail z załącznikiem na swoją skrzynkę.

Krok 10: Sprawdzenie wyników

1. Po udanym przetestowaniu zobaczysz komunikat „Flow run successfully”.
2. Sprawdź folder w OneDrive, aby upewnić się, że załącznik został zapisany zgodnie z oczekiwaniami.

Podsumowanie

Jeżeli masz dostęp do Power Automate, a jeszcze go nie używasz, serdecznie zachęcam do wypróbowania. Dzięki temu narzędziu można znacznie ułatwić sobie życie, automatyzując codzienne zadania, takie jak przetwarzanie e-maili, zarządzanie dokumentami czy synchronizacja danych między systemami.