Wprowadzenie automatyzacji do procesów biznesowych stało się standardem dla firm dążących do zwiększenia efektywności i obniżenia kosztów. Ale jak właściwie ocenić, czy automatyzacja rzeczywiście przynosi oczekiwane korzyści? Zwykłe liczenie zaoszczędzonych godzin to pułapka, w którą łatwo wpaść. Dlaczego?
Czas to nie wszystko
Wyobraźmy sobie pracowniczkę Anię, która co godzinę przez 5 minut przegląda firmową skrzynkę mailową (np. info@firma.pl) i przekazuje zapytania od klientów do odpowiednich handlowców. To około 3 godziny i 20 minut pracy tygodniowo. Po wprowadzeniu automatyzacji, nasz “bot” robi to natychmiast.
Jeśli skupimy się tylko na zaoszczędzonym czasie Ani, oszczędzamy może około 200 zł tygodniowo. Ale prawdziwą korzyścią jest skrócenie czasu reakcji na zapytanie klienta o 30 minut. W konkurencyjnych branżach taka różnica może decydować o pozyskaniu lub utracie klienta.
Dodatkowo automatyzacja często dotyczy procesów, które wcześniej w ogóle nie były realizowane z powodu braku zasobów. Przykłady? Ankiety wśród klientów kilka miesięcy po transakcji czy badania wśród pracowników. Te działania trudno przeliczyć na godziny pracy, ale ich wartość może być ogromna.
Efektywność, czyli co?
Jeśli chcesz sprawdzić, czy automatyzacja działa, przestań liczyć tylko godziny. Skup się na tym, co zmieniło się w procesach. Aby to zrobić, możesz zadać sobie kilka kluczowych pytań:
- Czy wykonujemy więcej zadań? Porównaj liczbę procesów ukończonych przed i po wdrożeniu automatyzacji. Czy rzeczywiście coś się poprawiło?
- Czy procesy są szybsze? Automatyzacja może znacząco skrócić czas reakcji – zapytanie od klienta trafia do odpowiedniego działu niemal natychmiast.
- Czy jest mniej błędów? Ręczne procesy często prowadzą do pomyłek. Automatyzacja eliminuje większość z nich, co poprawia jakość obsługi i zadowolenie klientów.
A co z ludźmi?
Automatyzacja zmienia doświadczenia zarówno klientów, jak i pracowników. Warto sprawdzić, jak wpływa na obie grupy:
- Klienci Czy klienci oceniają obsługę lepiej po wprowadzeniu automatyzacji? Można to zmierzyć np. za pomocą ankiet lub badań NPS
- Pracownicy Czy pracownicy korzystają z nowych narzędzi? Jak oceniają zmiany? Wywiady i ankiety wśród zespołu mogą pomóc zrozumieć, czy automatyzacja spełnia ich oczekiwania, czy wręcz przeciwnie – generuje frustrację.
Jak podejść do ROI?
Co jeśli potrzebujesz liczb? Aby rzetelnie ocenić wpływ automatyzacji na firmę, warto zastosować bardziej kompleksowe podejście, które uwzględni różne aspekty działalności
- Zacznij od określenia ram czasowych, które są istotne dla Twojego biznesu, uwzględniając sezonowość.
- Zmierz kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) przed automatyzacją i przypisz im wartości bezwzględne.
- Porównaj wyniki przed i po wdrożeniu automatyzacji. Dopiero wtedy możesz zacząć mówić o ROI w sposób świadomy.
Podsumowanie
Automatyzacja to coś więcej niż zaoszczędzony czas. Kluczem jest holistyczne podejście – spojrzenie dalej niż na ilość zaoszczędzonych godzin. Mierz realną zmianę, obserwuj efekty w procesach, satysfakcji klientów i pracy zespołu. Pamiętaj: prawdziwa wartość automatyzacji tkwi w jakościowej zmianie, nie tylko ilościowym zysku.
Jeśli masz wątpliwości lub potrzebujesz wsparcia – chętnie Ci pomożemy.
